Az év vége mindig különleges időszak a cégek életében. Egyszerre zajlanak a szabadságolások, mellette a folyamatban lévő ügyek zárása, illetve a karácsonyi céges programok is dübörögnek. Teljesen életszerű, hogy pont ebbe az időszakba esik bele egy új kolléga érkezése.
Bár a decemberi beléptetés nem lehetetlen, jóval több tudatosságot és szervezést igényel, mint az év többi időszaka. Ezt pedig azért fontos észben tartani, mert az onboarding élménye hosszú távon meghatározza, hogyan érzi majd magát az új munkatárs a cégnél.
Az alábbiakban összeszedtem 5 kulcsfontosságú szempontot, amelyek segítenek abban, hogy elkerüljétek a kapkodást és valóban támogató élményt adjatok az új kollégának.
1. Gondold át, indokolt-e a decemberi beléptetés
Sokszor találkozom azzal a gondolkodással, hogy az a biztos, ha minél hamarabb csatlakozik a szervezetünkhöz az új kolléga. Természetesen vannak olyan helyzetek, amikor elkerülhetetlen a beléptetés egy olyan intenzív hónapban, mint a december.
Mindenek előtt érdemes feltenni a kérdést:
Tényleg fontos, hogy az új kolléga még idén csatlakozzon, vagy egy januári indulás hatékonyabb lenne?
A január sok szempontból előnyösebb lehet: jól tervezhető a betanítás és a beillesztés folyamata, valamint a szervezet tagjai is elérhetőek. Fontosnak tartom, hogy a beléptetés időzítéséről a kiválasztott új munkatársat is kérdezzétek meg, és közösen döntsetek.
Ha mégis decemberben lép be az új munkatárs, akkor tudatos előkészítéssel elkerülhető, hogy „félgőzzel”, kaotikusan induljon az első pár hete.
2. Biztosítsd a zavartalan betanulást
Az ünnepi időszak tele van szabadságokkal, ezért kiemelten fontos előre tisztázni:
- ki lesz a mentor, aki kíséri a beillesztési folyamatában,
- hogyan fér bele ez feladat a kijelölt mentor időbeosztásába,
- miben fogja támogatni az új kollégát.
Tisztázzátok, hogy ha nem ér rá ebben az időszakban közvetlen kolléga, akkor ki fogja őt fogadni és mi az a tevékenység (pl. szakmai anyagok átolvasása, e-learningek elvégzése), amivel hasznosan tudja tölteni a munkaidejét.
Egy rosszul időzített belépés oda vezethet, hogy a frissen érkező napokig egyedül üldögél a félig üres irodában. Ez nemcsak kellemetlen, de akár azt az érzést is keltheti benne, hogy a cég nincs felkészülve a fogadására.
A jó onboarding egyik fontos alappillére egy mentor, aki jelen van és valódi támogatást nyújt mind szakmailag, mind emberileg.
3. Kommunikáld időben, hogy hogyan dolgoztok az ünnepek alatt
A decemberi belépő számára sok minden bizonytalan lehet:
- mennyi szabadság jár neki időarányosan,
- ha úgy alakul, hogy kevesen vannak bent az irodában, maradhat-e ő is otthon,
- vannak-e rövidített napok,
- ki mikor dolgozik vagy van ügyeletben.
Ezeket érdemes már a szerződéskötés után tisztázni, akár egy összefoglaló e-mailben.
Minél több kapaszkodót adsz neki előre, annál magabiztosabban érkezik az első munkanapjára. Ez nem csak neki, de a többi kollégának is fontos lesz.
4. Gondoskodj időben az eszközeiről, jogosultságairól
A decemberi leterheltség a beszerzésnél, a jóváhagyásoknál, de még a munkaügyi adminisztrációs folyamatokban is tetten érhető.
Ez azt jelenti, hogy gondoskodj időben az eszközök beszerzéséről, a jogosultságok biztosításáról, valamint a teljes munkaügyi dokumentációs csomag összeállításáról és aláíratásáról.
Az onboarding egyik legalapvetőbb része, hogy az új kolléga az első napon tudjon dolgozni és megkapjon minden információt, ami a munkavégzéséhez szükséges. Ha nincs gépe, nincs hozzáférése és a feladatokhoz sincs előkészített anyag, az egész első hét elveszhet.
Érdemes tehát legalább 1–2 héttel előre kezdeményezni minden beszerzést, IT és adminisztrációs folyamatot.
5. Segítsd a kapcsolódást már a munkakezdés előtt
A decemberi időszak egyik legnagyobb előnye, hogy ilyenkor számos közösségi programlehetőség merül fel.
Ezek jó alkalmak arra, hogy az új munkatárs már a belépés előtt találkozzon a csapattal, bepillantson a szervezeti kultúrába és elinduljon a kapcsolódás a többiekhez.
Meg lehet őt hívni a karácsonyi vacsorára, csapatépítőre vagy évzáró beszélgetésre. Ezek mind segítenek a komfortos indulásban.
Mindent összevetve egy decemberi pár munkanap nem feltétlenül ér annyit, mint egy januárban elkezdett, jól előkészített, élhetőbb onboarding.
A korai tapasztalatok nagyon mélyen befolyásolják, hogy mennyire érzi értékesnek magát az új kolléga, milyen gyorsan illeszkedik be, végső soron, hogy mennyire marad hosszú távon elkötelezett.
Bárhogy is dönts, minden esetben légy tudatos az új kolléga érkezését illetően, mert a jó onboarding nem csak elkötelez, de jó eséllyel meg is tart.
